実務でも活用している仕事を効率化できるITツール8選

スキルアップ

タスク・時間・進捗管理などでこれまで実務でも活用しているツールを紹介します。

無料でも利用可能です。また、無料の範囲でも十分業務にたえうるツールだと個人的には考えています。

目的別にツールを紹介していきます。

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時間を管理したい

Toggl

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特徴

  • どのタスクをどのぐらいの時間使ったか記録できる
  • タスク単位、プロジェクト単位で時間を管理できる
  • 日単位、週単位、月単位などでレポートを確認できる
  • デスクトップ、Web、スマホアプリ、Chrome拡張など動作環境が豊富

活用例

  • タスクの実績を蓄積して、タスクの作業時間の見積もり精度を高める
  • 作業時間を記録する作業の負荷を軽減する

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タスクを管理したい

asana

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特徴

  • タスク管理のためのツール
  • Web、スマホアプリなど動作環境が豊富

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スケジュールを作成して進捗を管理したい

Brabio

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特徴

  • 簡単にガントチャートが作成できる
  • 複数プロジェクトを管理できる
  • エクセルに出力したり、エクセルをインポートできる
  • Webで利用できる
  • 5人までなら無料

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作業を自動化したい

PowerAutomate

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特徴

  • Windows環境での作業の自動化に対応
  • PowerAutomateDesktopはWindows10ユーザーであれば無料で利用できる
  • Microsoftのツールなので、Windowsとの親和性が高い

活用例

  • スケジューリングしたタイミングで、MicrosoftTeamsに投稿する
  • ワークフロー申請の定常業務を自動化する
  • Webへの自動ログイン

UiPath

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特徴

  • 個人のRPA開発者および小規模事業者、その他組織であれば無料で利用できる

活用例

  • Webにログインし、キャンペーンに応募することを自動化する

Outlookマクロ

特徴

  • WindowsのメールソフトでExcelマクロと同じようなことができる

活用例

  • 特定のキーワードが含まれる件名や本文のメールを受信したらExcelデータを書き出し、そのデータを添付して返信する

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Excelマクロ

Google Apps Script(GAS)

Google Apps Script(GAS)とは、Googleが開発・提供しているプログラミング言語です。

以下、Google DevelopersのWebサイトからの引用です。

Google Apps Script は JavaScript ベースのスクリプト言語で、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームなどの G Suite サービスをカスタマイズ、拡張できます。インストール作業は不要です。ブラウザ内で動作するコードエディタが用意されており、スクリプトは Google のサーバーで実行されます。

特徴

  • Googleスプレッドシート、Gmailなどとの親和性が高いスクリプト
  • JavaSciptベースのスクリプト言語

活用例

  • TwitterのツイートをフィルタリングしてメールやLINEに通知する
  • スケジューリングしたタイミングで、Googleカレンダーの1日や1週間の予定をLINEに通知する

 以下、Google DevelopersのWebサイトからの引用です。

Apps Script はさまざまな用途に使用できます。主な用途は次のとおりです。

  • カスタムのメニュー、ダイアログ、サイドバーを Google ドキュメント、スプレッドシート、フォームに追加する。
  • Google スプレッドシート用のカスタム関数を作成する。
  • ウェブアプリを公開する(スタンドアロンまたは Google サイトへの埋め込み)。
  • AdSense、アナリティクス、カレンダー、ドライブ、Gmail、マップなど、他の Google サービスと連携する。
  • Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームを拡張するアドオンを作成して、アドオンストアで公開する。

まとめ

ITツールを活用して作業を効率化しましょう!

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